Zastępca / Zastępczyni Dyrektora

Opis stanowiska

Dyrektor PAN Stacji Naukowej w Wiedniu
ogłasza nabór na stanowisko
zastępcy / zastępczyni dyrektora
w pełnym wymiarze czasu pracy

Miejsce pracy: PAN Stacja Naukowa w Wiedniu
Przewidywany termin zatrudnienia: I kwartał 2023
Podstawa zatrudnienia: umowa o pracę na czas określony (w tym okres próbny), łączny maksymalny czas pracy w formule delegowania - 36 miesięcy; Pracodawca zapewnia mieszkanie służbowe w ramach użyczenia.

Do głównych zadań osoby zatrudnionej na tym stanowisku będzie należało:

• Zastępowanie dyrektora Stacji;
• Bieżąca weryfikacja/dostosowywanie regulacji wewnętrznych jednostki do obowiązujących przepisów;
• Wsparcie dyrektora w przygotowaniu planów finansowych, budżetów i kontrola ich realizacji, w tym sporządzanie stosownych wniosków i sprawozdań;
• Współpraca z księgową Stacji w zakresie przygotowania dokumentacji finansowej, planów i sprawozdań finansowych Stacji;
• Wsparcie dyrektora w sprawach kadrowych, w tym prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników;
• Kontrola ewidencji majątku ruchomego;
• Opracowywanie dokumentów wykonawczych i sprawozdań z działalności administracyjnej Stacji i przedkładanie ich dyrektorowi;
• Kierowanie pracą personelu technicznej i administracyjnej obsługi Stacji;
• Przygotowywanie rocznych i wieloletnich planów remontowo-inwestycyjnych;
• Przygotowywanie dokumentów m.in. z zakresu zamówień publicznych, prawa pracy; umów cywilno-prawnych; współpraca z zewnętrzną kancelarią prawną;
• Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
• Prowadzenie wszelkich spraw gospodarczych i administracyjnych Stacji; w tym systematyczny nadzór nad budynkiem i sprawnością techniczną obiektu oraz zlecanie koniecznych napraw i prac konserwatorskich;
• Dbanie o prawidłowy obieg dokumentów księgowych oraz umów;
• Kierowanie logistycznym przygotowaniem przedsięwzięć merytorycznych organizowanych przez Stację, nadzór nad udostępnianiem pokoi gościnnych i sal konferencyjnych;
• Współpraca z odpowiednimi komórkami Kancelarii PAN.

Wymagania

• Wykształcenie wyższe
• Co najmniej 3-letnie doświadczenie w pracy o podobnym zakresie zadań;
• Znajomość i umiejętność stosowania przepisów z zakresu rachunkowości finansowej, zamówień publicznych, prawa pracy;
• Swobodne posługiwanie się aplikacjami MS Office, a w szczególności Excel;
• Znajomość języka niemieckiego w mowie i piśmie na poziomie co najmniej C1;
• Rzetelność i samodzielność w realizowaniu zadań;
• Zaangażowanie, odpowiedzialność, dbanie o szczegóły;
• Umiejętność pracy w zespole;
• Dobra organizacja pracy własnej i umiejętność nadawania priorytetów zadaniom do wykonania;

Wymagania pożądane (dodatkowe atuty):

• bardzo dobra (co najmniej B2) znajomość języka angielskiego;
• znajomość programów księgowych;
• doświadczenie w pracy na stanowiskach kierowniczych/managerskich;
• umiejętność obsługi programów graficznych i mediów społecznościowych;
• doświadczenie w organizowaniu wydarzeń i promocji nauki;

Oferujemy

• dodatek na przesiedlenie
• telefon służbowy
• pracę w sympatycznym, dynamicznym zespole
• rozwój organizacyjny