Project Manager / Project Coordinator – Incentive Travel & MICE

• Samodzielne przygotowywanie i koordynowanie powierzonych projektów incentive travel, MICE oraz podróży premium, po zapoznaniu się ze standardami NAT.travel.
• Prowadzenie projektów od momentu przekazania ich przez dział handlowy do zakończenia realizacji i operacyjnego rozliczenia.
• Planowanie, organizowanie i nadzorowanie harmonogramów, zadań, terminów oraz zasobów projektowych.
• Koordynowanie współpracy z hotelami, DMC, liniami lotniczymi, przewoźnikami, restauracjami i pozostałymi partnerami.
• Przygotowywanie oraz kontrolowanie rezerwacji, list uczestników, rooming list, voucherów, dokumentacji podróżnej i realizacyjnej.
• Prowadzenie bieżącej komunikacji operacyjnej z Klientami i dostawcami, również w języku angielskim.
• Przygotowywanie kompletnych materiałów i instrukcji dla pilotów oraz osób odpowiedzialnych za realizację projektów w terenie.
• Monitorowanie kosztów operacyjnych projektu, kompletności dokumentacji oraz terminowości zobowiązań we współpracy z zespołem Finance & Control.
• Identyfikowanie ryzyk, proponowanie rozwiązań i odpowiednio wczesne eskalowanie zagadnień wymagających decyzji.
• Dbanie o jakość realizacji, standard obsługi Klienta oraz prawidłowy przepływ informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami projektu.
• Współtworzenie i doskonalenie procedur, checklist oraz standardów organizacyjnych.

Poszukujemy osoby, która:

• posiada minimum 2 lata praktycznego doświadczenia w koordynacji projektów, organizacji wydarzeń, logistyce, turystyce, hotelarstwie, obsłudze operacyjnej B2B lub pokrewnych obszarach,
• ma doświadczenie w samodzielnym organizowaniu procesów obejmujących wiele zadań, terminów i zaangażowanych stron;
• potrafi skutecznie zarządzać priorytetami i prowadzić kilka równoległych tematów,
• bierze odpowiedzialność za rezultat, a nie wyłącznie za wykonanie pojedynczych czynności,
• swobodnie komunikuje się z Klientami i partnerami biznesowymi,
• posługuje się językiem angielskim na poziomie minimum B2, umożliwiającym samodzielną komunikację zawodową,
• sprawnie korzysta z Excela, narzędzi cyfrowych, systemów współpracy i zarządzania zadaniami,
• jest dokładna, terminowa, samodzielna i potrafi pracować pod presją zmieniających się okoliczności,
• wykazuje inicjatywę, przewiduje potencjalne problemy i proponuje rozwiązania,
• potrafi pracować zarówno samodzielnie, jak i w niewielkim, interdyscyplinarnym zespole.

Dodatkowym atutem będzie:

• doświadczenie w organizacji wyjazdów grupowych, incentive travel, MICE lub eventów biznesowych,
• znajomość współpracy z zagranicznymi DMC i dostawcami usług turystycznych,
• doświadczenie w przygotowywaniu budżetów, kalkulacji i rozliczeń projektowych,
• znajomość narzędzi CRM, systemów zarządzania projektami oraz wykorzystania AI w pracy operacyjnej.

• pełny etat,
• umowa o pracę lub współpraca B2B,
• biuro w Sopocie,
• w pierwszym okresie istotna obecność w biurze ze względu na intensywne wdrożenie,
• po osiągnięciu odpowiedniej samodzielności możliwość częściowej pracy hybrydowej,
• przy niektórych projektach możliwość udziału w realizacjach i podróżach służbowych.

• ustrukturyzowane wdrożenie w standardy operacyjne NAT.travel oraz stopniowe przekazywanie odpowiedzialności za samodzielnie prowadzone projekty, odpowiednio do doświadczenia i potwierdzonych kompetencji,
• pracę przy rzeczywistych projektach realizowanych w Polsce i za granicą,
• możliwość współtworzenia procesów i standardów rozwijającej się organizacji,
• nowoczesne środowisko pracy oraz wykorzystanie narzędzi cyfrowych i AI,
• realny wpływ na organizację i jakość realizowanych projektów,
• jasno określony zakres odpowiedzialności i współpracy z działem handlowym oraz Finance & Control,
• możliwość rozwoju w kierunku samodzielnego Project Managera / Delivery Ownera,
• pracę w niewielkim zespole z bezpośrednim dostępem do osób podejmujących decyzje.